Bestyrelsesevaluering åbner op for en vigtig dialog

”Selv om vi er en meget sammentømret og en velfungerende bestyrelse, så tænker vi aldrig helt ens. Vi ser verden fra der, hvor vi står. Derfor er det vigtigt nogle gange at få forskellige positioner i bestyrelsen på plads og få en god dialog om det”. Sådan indleder Søren Møller, bestyrelsesformand i DGI Byen, sin snak om det vigtige i at evaluere bestyrelsens præstationer og finde eventuelle forbedringsområder. Han har derfor gjort bestyrelsesevalueringen til en fast del af bestyrelsens årshjul, og sikrer derved, at DGI Byens bestyrelse hvert år evaluerer deres eget bestyrelsesarbejde. Det indebærer også at får klarlagt forskellige positioner og holdninger – der er og skal være plads til – samt at bestyrelsen har en fælles og åben dialog om vores behov for forbedringer og fornyelser.

Professionelt redskab gjorde det nemt

I år har Søren Møller valgt at benytte H&B Analytics værktøj, Board Health Index, til at evaluere bestyrelsen samarbejde og kompetencer. Board Health Index måler bestyrelsens performance inden for en række emner så som kvaliteten af beslutningsmateriale, samarbejde, beslutningsprocesser og mødefrekvens. Det giver bestyrelsen mulighed for at se styrker og svagheder i den nuværende performance. Derudover indeholder Board Health Index en kompetencevurdering, der belyser, hvorvidt bestyrelsen har den nødvendige ekspertise og erfaring til at udføre dens opgaver effektivt samt understøtter implementeringen af den nye strategi

Evalueringen gennemføres som en spørgeskemaundersøgelse, hvor medlemmerne tager stilling til centrale temaer i relation til bestyrelsesarbejdet fx præstation og samarbejde. Derefter følger en analyse og en rapport med konkrete anbefalinger, som H&B Analytics præsenterer, og som er et indspark til den dialog, bestyrelsesformanden efterfølgende kan tage med til bestyrelsen.

Lægger op til dialog

Analysen af DGI Byens bestyrelsesarbejde blev gennemført i maj i år, og fire uger efter var resultaterne klar.

”Resultaterne viste, at bestyrelsen i meget høj grad vurderer, at den fungerer hensigtsmæssigt. På langt de fleste parametre var scoren omkring 90 – en vurdering, jeg som formand kun kan være tilfreds med,” siger Søren Møller.

Han har efterfølgende brugt analyseresultaterne til at tage en snak med sin bestyrelse om dens styrker og svagheder. På et bestyrelsesmøde gennemgik han resultaterne grundigt tema for tema, og fandt ud af, hvor variationerne var, og hvad det er for nogle forskellige roller, der skal udfyldes i bestyrelsen.

”Spørgeskemaets resultater er jo udelukkende en indikator på, hvordan det ser ud på de forskellige parametre. De kan ikke stå alene, men giver anledning til en kvalificeret dialog, hvor man kommer dybere i dialogen, i stedet for blot at konstatere ’at det går meget godt i dag’,” siger Søren Møller og fortsætter:

”Hvis spørgeskemaet står helt alene, så bliver man for hurtigt færdig med resultatet. Så man skal altid have fokus på dialogen. Det er der, guldet ligger og dermed nøglen til forbedring,” siger Søren Møller.

Indblik i forskelligheder

Noget af det, der var særligt værdifuldt for Søren Møller, var, at evalueringen også viser spredningen blandt medlemmernes vurdering. Det giver et mere dybdegående indblik i, hvilke tematikker medlemmerne eventuelt er uenige om og kan bruges til gode bestyrelsesdrøftelser.

”Netop den del er meget vigtig. Uden den, bliver det bare nogle søjler, hvor man siger ”det går jo relativt godt eller relativt skidt her,” forklarer Søren Møller og fortsætter:

”Det er der, hvor vi kan gå ind og sige, ’okay, hvor er det faktisk, at vi ser verden forskelligt?’ Og det er jo det, man har brug for. At man kan spille forskelligheder ind, men også at man begynder at have et fælles syn på nogle ting. Det er helt afgørende i sådan en sammenhæng,” siger Søren Møller. Han har ofte oplevet, at man i en opfølgende dialog finder ud af, hvor der er behov for at gøre en ekstra indsats, eller indser, at man ser forskelligt på nogle ting eller måske har overset et problem.

Søren Møller har ikke kun brugt evalueringen internt i bestyrelsen:

”Vi bruger også bestyrelsesevalueringen til dialog med vores ejere og tætte samarbejdspartnere, DGI og Københavns Kommune. Det er en god ting at have evalueringen i hånden og med den kunne fortælle, hvordan vi arbejder med tingene, og vise, at vi har godt styr på det,” fortæller Søren Møller.

Styr på kompetencerne

En god bestyrelse skal ikke kun kunne samarbejde og præstere, men også besidde de rette kompetencer. Her har evalueringens kompetencedel ifølge Søren Møller været en god hjælp til at blive klogere på bestyrelsens ekspertise og erfaringer. Kompetencedelen afdækker alt fra strategi, økonomi og digitalisering til dybdegående viden om den politiske agenda og sundhedsbranchen.

”Vi blev bekræftet i, at vi er ret godt dækket ind, når det gælder ekspertise og erfaring. Det er en god ting. Også når vi skal tale med ledelsen og pege på nye bestyrelsesmedlemmer,” fortæller Søren Møller.

 Tilliden er blevet styrket

En ting er det konkrete output, som bestyrelsesevalueringen har medført. Noget andet er, at den er med til at styrke tilliden og holdfølelsen i bestyrelsen.

”En bestyrelsesevaluering er jo med til at understøtte den tillid, man har til hinanden, og de forskellige roller, man har i bestyrelsen,” siger Søren Møller og understreger, at det er afgørende for at kunne arbejde effektivt og træffe de bedste beslutninger. Han er ikke i tvivl om, at han nu har fået et meget mere facetteret billede af bestyrelsens tilstand og et endnu stærkere hold:

”Tilliden var i forvejen høj, men evalueringen understøtter følelsen af, at vi spiller på et hold, hvor vi ved, hvad reglerne er, og hvordan folk skal agere,” siger Søren Møller.

Bag om Board Health Index

• Board Health Index er et bestyrelsesevalueringskoncept, som måler bestyrelsens performance inden for en række relevante emner, så som mødefrekvens, beslutningsmateriale, beslutningsprocesser og samarbejde
• Evalueringen stiller skarpt på de vigtigste temaer i bestyrelsesarbejdet gennem en normativ spørgeramme med gennemtestede temaer.
• Den indeholder også en kompetencevurdering, der giver et billede af kompetencer for bestyrelsen som helhed og på individniveau.
• Det er udviklet af H&B Analytics, der har stor erfaring med at levere analyser og anbefalinger via både H&B | Hildebrandt & Brandi og EPSI Rating Danmark. Du kan læse mere om os her .

Kort om DGI Byen

• DGI Byen blev sat i verden af Landsforeningen DGI og Københavns Kommune i 1997 som hjemsted for byens aktive foreninger.
• I dag er DGI Byen en dynamisk virksomhed med tilbud inden for foreningsidræt, sport, møder, konferencer, hotel samt kultur.
• DGI Byen lancerede i 2023 en ny strategi, med et højt ambitionsniveau og målsætning om at være samlingssted for aktive fællesskaber, sundhed og livskvalitet for københavnerne.
• DGI Byens bestyrelse består af syv medlemmer, der udpeges for en periode på to år.
• Bestyrelsen varetager ledelsen af institutionen og har ansvaret for, at den er ansvarligt organiseret.

Læs mere om DGi byen her (www.dgibyen.dk)