da en

Virksomheden skal fungere som det gode jazzorkester

En virksomheds drift består af en række opgaver, der langt hen ad vejen er forudsigelige og forventelige. Alt kan selvfølgelig ikke planlægges eller forudsiges, men heldigvis kan vi faktisk godt planlægge med det uplanlagte – lidt ligesom i et jazzorkester. Så længe takten er på plads.

Jazzorkesteret har en lækker og effektiv grundrytme. Alle i orkestret ved, hvad der skal ske, og alle kender takten. Derfor er der i et jazzorkester plads til, at en musiker stikker af, spiller solo, finder på noget nyt og falder tilbage i takten igen uden problemer. Musikken er robust. Takten giver på den måde plads til det sjove, det agile, det udviklende.

Takt er den grundrytme, en dirigent for et orkester bruger til at tilpasse hastigheden, rytmen og timingen i et orkester. På samme måde bruges takt i en virksomhed til at definere den grundrytme, vi skal arbejde i for at køre optimalt – det lækre ubesværede flow. En god takt og en god grundrytme gør det let at være medarbejder og let at være kunde.

Systematisk arbejde med takt gør at:

  • Det er nemt at gøre det rigtige – svært at gøre det forkerte
  • Hverdagen er mere forudsigelig
  • Der er færre udsving i belastning og mere ro
  • Medarbejderne og kunderne oplever bedre flow, færre stop, mindre ventetid, færre bunker
  • Alle ved, hvad alle skal gøre – også i projekter og udvikling
  • Vi ved, om vi er foran eller bagud
  • Vi kender takten – og udfordrer den gennem løbende forbedringer
  • Vi øger vores produktivitet – dagen i dag er bedre end dagen i går

En stabil takt sikrer ro til effektivitet

Takten er med til at øge forudsigeligheden, øge robustheden og ikke mindst minimere variansen i de opgaver, vi udfører. Den gode takt sikrer med andre ord ro og fokus i driften, hvilket medfører, at medarbejderne oplever ubrudt arbejdstid, en større grad af koncentration og effektivitet. På den måde frigives der tid og overskud til projektarbejde, innovation, udvikling, kundeoplevelser og eksekvering.

Hos H&B oplever vi, at virksomheder, der har fokus på takten i driften, er bedre til at arbejde både med den indre ressourceeffektivitet såvel som den ydre effektivitet rettet mod kunderne. At være i dette ”sweet spot” giver gode smidige kundeoplevelser og ikke mindst effektive processer, hvor støj og flaskehalse er minimeret.

Det handler om at ”bruge vores tid bedre” og gå fra at være reaktiv til at være proaktiv – og ikke bare løbe hurtigere.

 

Fokuser på fakta, rytme og konsekvens

Hvordan sikrer vi så en god takt og grundrytme i virksomheden? Det starter med tre centrale elementer:

1: Indsamling af de rette fakta til at understøtte driftsrytmen:

  • Hvad vi skal levere? Hvem efterspørger hvad, hvor meget og til hvornår?
  • Hvordan skal vi levere? Hvor mange er vi med hvilke kompetencer og normtid (procestid)?

2: Etablering af den rette rytme for driften med udgangspunkt i kundens behov:

  • Forudsigelig – vi ved, hvad vi skal levere til kunden, hvornår og hvordan
  • Pålidelig – vi kan stole på rytmen, leverer som forudset og håndterer eventuelle udsving grundet ændringer i kundens behov

3: Konsekvens og korrigering ved afvigelser fra rytmen. Det handler om at sikre fælles afklaring om:

  • Hvem undersøger, hvorfor rytmen blev brudt?
  • Hvem tager stilling til, hvad der skal ske for at håndtere dette?

 

Både ”hårde” og ”bløde” faktorer er vigtige

For at få succes med arbejdet med takt og den gode grundrytme er det vigtigt at udvikle både hårde og bløde faktorer – og skabe en god balance imellem dem (ligesom i jazzorkesteret). Det er ikke nok at vi er teknisk vanvittig gode musikere. Hvis ikke vi kan lide at være i stue sammen, bliver det aldrig helt godt.

De ”hårde” faktorer som systemer, arbejdsgange og værktøjer skal sikre, at man kan understøtte takten, taktens værdi for kunderne og den interne brug af ressourcer.

De ”bløde” faktorer som kultur, mind-set, adfærd og vaner skal understøttes således, at alle ledere og medarbejdere forstår værdien af takt for kunden og proaktivt forbedrer den, inden der opstår problemer.

 

En forudsætning og tre gentagne elementer

Udgangspunktet er at definere virksomhedens kerneopgaver og mål for, hvor gode vi skal være til disse. Kerneopgaverne er de opgaver, der udgør basen af vores forretning. Det er de opgaver, vi ved, altid er der.

Når vi har helt styr på vores kerneopgaver og målsætninger, er der tre gentagne elementer, vi skal forholde os til – ideelt set hver dag:

1: Planlægningen af og nedbrydelse af opgaver og forventet nødvendig kapacitet i ”den gode plan”. Dette sikrer, at vi kan løse de opgaver, der kommer ind, som bestemmer takten i vores hverdag.

2: Sikring af gennemførsel. Daglig og løbende vurdering af om vi er foran eller bagud i forhold til den besluttede takt. Den daglige takt styrer alt, hvad vi gør, således at vi sikrer en daglig indre synkronisering imellem drift, udvikling og projekter. Den daglige sikring af takten er altafgørende for at være i vores ”sweet spot” i forhold til indre og ydre effektivite.

3: Løbende opfølgning og forbedring tæt på driften sammen med dem, der driver og leverer ind i takten. Målet er, at dagen i dag bliver bedre end dagen i går, både for kunder og medarbejdere.

 

Takten skal findes på tværs af virksomheden

Fokus skal skifte fra ”kunden har et behov” til ”kundens behov er løst”. Det er her driften og den reelle værdiskabelse ligger. Formår vi i virksomheden og i vores fælles ledelsessystem at sikre, at vi er i takt på dette punkt, er der meget vundet og meget kompleksitet taget ud.

Synkronisering af opgaver, projekter, kalendere og møder på tværs af virksomheden er nøglen til en hurtig start. Efterfølgende kan der arbejdes med styring, kapaciteter og ikke mindst kompetencer, der sikrer balancen imellem den daglige drift, takten og den nødvendige udvikling.

 

Er din virksomhed ude af takt?

Der er en række kendetegn for de virksomheder, der er gode til at sikre takt og herigennem sikre den gode eksekvering. Modsat de virksomheder, der måske lægger en god plan, men er dårligere til at eksekvere på den.

Hvis du, din organisation eller dine kunder kan nikke genkendende til nogle af nedenstående punkter, er det højst sandsynligt tegn på, at virksomheden er ude af takt.

  • Stress og især overraskelser i forbindelse med den daglige drift
  • Det er svært at sikre sammenhængende tid til projekter og drift på grund af vores forskellige kalendere
  • Prognose og kapacitetsplanlægning er baseret på fornemmelser frem for fakta
  • Udvikling er ikke eller når ikke at blive en del af dagligdagen
  • Styring er en individuel ledelsesopgave frem for at være forankret i et sammenhængende ledelsessystem
  • Virksomhedens evne til at eksekvere er begrænset af, at tid forsvinder til brandslukning i driften
  • Svingende kvalitet eller fejl i leverancer
  • Usammenhængende, individuelt betinget og svingende service
  • Travlhed i kontakten med virksomheden

 

Anbefalet litteratur

Niklas Modig & Pär Åhlström (2013) Dette er lean – Løsningen på effektivitetsparadokset. Rheologica Publishing.

Christian B. Hansen, Jens Normand & Mikkel Simonsen (2009) – Den gode leanleder. Børsens Forlag.

John R. Bicheno (2016). The Lean Toolbox 5th Edition. Picsie Books.

Anders Nørgaard & Tomas Lykke (2014). Kompleksitet – Virksomhedens største udfordring. Gyldendahl.

Steen Hildebrandt, Søren Brandi & Anders Nørgaard (2010). Langsigtet Lean. Gyldendahl.

Peter Oliver (2016). Operations Management. CreateSpace.