da en

Verden stopper ikke – hold hjulene i gang med virtuelle workshops

Hele verden er ramt af corona-pandemien, og konsekvenserne er store for både individer, familier, erhvervslivet og samfundet som helhed. Mange virksomheder har besluttet, at deres medarbejdere skal arbejde hjemmefra. Situationen er uvant, og risikoen for at virksomhedernes udvikling går i stå er stor, hvis digitale hjælperedskaber ikke omfavnes.

Virtuelle workshops er et af redskaberne til at sikre forsat fremdrift i virksomhederne. I denne artikel deler vi ud af vores konkrete erfaringer med at afholde virtuelle workshops med mange deltagere.

Verden stopper ikke – hold hjulene i gang med virtuelle workshops

I løbet af den forgangne uge har vi afholdt en række virtuelle workshops med stor succes (se to eksempler i tabel 1) . Udbyttet blev lige så godt som normalt – hvis ikke endnu bedre. Og dette på trods af, at der var mange deltagere, for hvem virtuelle workshops er nyt land. I denne artikel deler vi ud af vores gode erfaringer.

Virtuelle workshops kan være ligeså effektive som almindelige workshops – det er bare en anden måde at arbejde på. De stiller dog andre og større krav til forberedelse og facilitering. Vores erfaring er, at man særligt skal tage hånd om tre udfordringer for at sikre succes.

+ Den teknologiske udfordring: Hvis der ikke er styr på teknologien, afbrydes mødets flow og/eller skabes der forsinkelser, som i værste fald betyder aflysninger.

+ Den relationelle udfordring: Den fysiske adskillelse af mødedeltagere vanskeliggør relationsopbygning samt føling med deltagerne undervejs i mødet.

+ Den engagerende udfordring: Engagerede deltagere er afgørende for et godt udbytte, men deltagerne risikerer at blive passive, stemple ud og skjule sig bag skærmen.

Den gode nyhed er, at udfordringerne kan håndteres, og at processen kan være endnu mere effektiv, fordi man typisk er mere fokuseret og sparer tid og omkostninger til fx transport og lokaleleje. Nøglen til succes er god planlægning og en detaljeret drejebog for eksekveringen.

Planlægning af en virtuel workshop

Afsæt god tid til planlægningen af den virtuelle workshop. En af de første overvejelser bør gå på formålet og varigheden af workshoppen. Generelt gælder det, at jo flere virtuelle deltagere, jo kortere bør mødet være – sessioner på 60-90 minutter er i den høje ende på et virtuelt kald. Forsøg derfor at nedbryde workshoppen i små bidder med pauser og/eller gruppeøvelser ind imellem.

Mødets formål og antal deltagere har betydning for valg af platform. Ofte vil software som Teams og Skype være tilstrækkeligt, men ved mange deltagere og brug af videoudstyr kan platforme som WebEx og Zoom være relevante. Er det en meget kreativ session, så overvej at kigge mod værktøjer som Miro, der giver mulighed for i fællesskab at arbejde på et stort lærred – det kan f.eks. fungere som erstatning for brown paper-øvelser.

Det kan være en fordel at definere klare roller inden workshoppen. Der skal selvfølgelig være en facilitator, men denne bør suppleres af en teknisk supporter, som har ansvaret for teknikken, og eventuelt en moderator, som hjælper med at holde styr på chatten og de input og spørgsmål, der kommer ind den vej undervejs.

Teknologien kan drille. Sørg derfor altid for at have en backup-plan forberedt. Det kan f.eks. være muligheden for at ringe ind, en alternativ platform eller at købe sig tid ved at bede deltagerne se forudindspillede videoklip, mens den tekniske supporter får styr på teknikken.

Slutproduktet af forberedelsen bør være en detaljeret drejebog for, hvordan workshoppen skal forløbe. Optimalt set planlægges og afvikles der også en generalprøve på workshoppen, hvor teknik og flow testes, og de sidste småjusteringer foretages.


Tabel 1: Minicase på virtuelle workshops


Eksekvering af en virtuel workshop

I en fysisk workshop er det relationelle aspekt et stærkt virkemiddel, som sikrer engagement og et naturligt flow i dialogerne. For at opbygge en vis grad af intimitet og tillid i en virtuel workshop kan det være en god idé at starte mødet med et ‘tjek-ind’ – spørg f.eks. til, hvad deltagerne særligt vil bidrage med i work-shoppen, eller hvad deres forventninger er.

Sørg for at kommunikere tydelige regler for workshoppen – bed eksempelvis deltagerne mute mikrofonen, når de ikke taler, tænde videoen (det skaber mere liv og føling i rummet) og bruge chat-funktionen til at komme med input og spørgsmål undervejs.

For at fastholde engagementet er det en god idé at indlægge hyppige pauser samt sørge for variation i format undervejs. Monolog bør begrænses til 10 minutter af gangen, hvis muligt. Lav gruppesessioner i separate mødeindkaldelser, eller brug interaktive virkemidler som Kahoot eller afstemninger. En god måde at få balance i programmet er også at give deltagerne længere pauser, mens facilitatorer fra gruppeseancer konsoliderer input fra grupperne.

Som facilitator af en virtuel workshop er man meget på, og det er vigtigt, at man udstråler energi kombineret med præcise formuleringer. Et virkemiddel hertil kan være at optage videoklip inden mødet – på den måde sikres energi og præcision i budskabet, da videoen kan tages om, til den er tilfredsstillende. Det giver desuden mulighed for at inddrage personer, som ikke deltager på workshoppen. Vær dog opmærksom på, at afspilning af videoklip over skærmdeling sjældent fungerer optimalt – overvej i stedet at dele et link til f.eks. en lukket YouTube-kanal. Hav styr på, hvor lang tid klippet varer, og gør det klart, at I mødes igen efter præcist det tidsrum for at bevare momentum. Bed evt. deltagerne om at skrive i chatten, når de er klar.

Undervejs i workshoppen bør facilitator efterspørge feedback fra deltagerne – om formatet fungerer, om det går for hurtigt/langsomt, om der er mulighed for at melde ind etc. Det gør både faciliteringen bedre og opbygger tillid – givet at feedbacken tages ind.

Overvej løbende at lave små opsummeringer af indholdsmæssige konklusioner, og sæt ord på, hvor i agendaen I er nået til, samt hvad der kommer. Det hjælper til at skabe overblik og sikre en fælles forståelse.

Format, tekniske platforme og brugen af forskellige virkemidler afhænger altid af konteksten. Derfor er vores allerbedste råd at skabe dine egne erfaringer med virtuelle møder og finde ud af, hvad der fungerer for dig og din organisation.

Vi har samlet vores gode erfaringer i tabel 2. Held og lykke med din næste virtuelle workshop!


Tabel 2: Gode råd til virtuelle workshops