da en

Succes med virtuelle møder

WAY OF WORKING | Den nuværende alvorlige situation med corona-virus udfordrer mange virksomheder i deres arbejdsformer. Vi har i dag oplevet, at fysiske workshops og møder er blevet ændret til digitale møder med helt op til 30 deltagere. Mange virksomheder vil gerne undgå, at møder aflyses eller udskydes, hvis de i stedet kan afvikles på andre måder. Vi vedlægger en kort guide til, hvordan man kan arbejde effektivt sammen på distancen. Hvis det kan have værdi for jer, deltager vi gerne i et møde, hvor vi inspirerer om digitale samarbejdsmuligheder.

1. Forbered dig
Send mødematerialet ud på forhånd, så deltagerne kan have det foran sig.
Vær afklaret om formatet for mødet, og forbered små virkemidler til at fastholde deltagernes opmærksomhed.

2. Kend målgruppen

Forbered dig på målgruppen – hvis deltagerne ikke kender hinanden godt, er det vigtigt at håndtere dette.
Jo færre deltagere, jo bedre – overvej nøje, hvem der deltager og med hvilket formål.

3. Hav klare roller
Definér klare roller, f.eks. en der faciliterer, og en der er ansvarlig for teknikken. Dette sikrer, at mødefacilitator kan fokusere på optimal afholdelse af det virtuelle møde.

4. Sikr en god opstart på mødet

Gå ind i mødet i god tid og skriv en velkomstbesked, så deltagerne ved, de er det rette sted.
Afstem lydforhold (og evt. billede) med deltagerne – god lyd er afgørende for et værdiskabende virtuelt møde.
Gør det klart, hvordan du vil håndtere spørgsmål og kommentarer . Opfordr til, at man altid siger sit navn, inden man taler.
Undgå, at folk muter og melder sig ud, medmindre de sidder i et støjende miljø.

5. Overvej brug af video
Find et match mellem indhold og rammer; video er ikke nødvendigvis altid det rigtige – forskelligt indhold kræver forskellige rammer.
For at få deltagerne til at føle at de er tilstede i samme rum, anbefales det dog som udgangspunkt at bruge video.

6. Engagér deltagerne
Sørg for at engagere deltagerne ved at spørge efter input og refleksioner og holde præsentationer til max. 10 min.
Virtuelle møder stiller store krav til fastholdelse af koncentration . Husk derfor at definere opgaverne tydeligt, og skriv dem gerne op på skærmen, så deltagerne kan læse instruktionerne.

7. Tænk i nye baner
Udnyt fordelene ved den virtuelle setting ved f.eks. at anvende værktøjer som Kahoot, Poll Everywhere el. lign. til at engagere deltagerne.

8. Kombinér skrift og tale
Brug chat-funktioner til at lade deltagerne skrive idéer ned løbende eller i forbindelse med refleksions-spørgsmål.
Hav respekt for deltagernes forskelligheder – nogle har brug for tænkepauser, hvilket en kort individuel brainstorm-session på chatfunktionen kan bidrage til.

————————————————————————————————

*ENGLISH VERSION | HOW TO ENSURE SUCCESSFUL VIRTUAL MEETINGS.
Virtual meetings require thoughtfulness and preparation in order to get the best output. We have collected our best advice for successful virtual meetings.

 

DOWNLOAD ENGLISH VERSION (PDF)