Robotterne er kommet på topledelsens agenda

Antallet af danske virksomheder, der aktivt arbejder med robotautomatisering (RPA), eksploderede i 2017 – især blandt top 500. Den danske robotrejse er dermed for alvor sat i gang, og de robotfriske virksomheder høster allerede gevinsterne.

Robotautomatisering giver mening på tværs af brancher og industrier og har stort potentiale – især i supportfunktioner og inden for sagsproduktion. Virksomheder, der er i gang, oplever øget produktivitet, reduktion af virksomhedens omkostninger, forbedret kvalitet i opgaveløsningen og ikke mindst at kunne frigive medarbejdernes tid, så de kan koncentrere sig om mere værdiskabende opgaver.

Vores holdning er derfor klar: Det er med at hoppe på robottoget nu. Ellers risikerer man som virksomhed at sakke så langt bagud, at man ikke kan gribe de muligheder og modstå de udfordringer, man vil møde i fremtiden.

Robotautomatisering tog fart i 2017

Undersøgelsen viser, at 62 procent af de adspurgte virksomheder enten allerede arbejder med robotautomatisering eller planlægger at gøre det. Og hele 54 procent har startet deres robotrejse inden for det seneste år. De største danske virksomheder beholder førertrøjen, men de mindre virksomheder er også godt med. For blot to år siden arbejdede ingen virksomheder uden for top 500 med robotautomatisering. I dag er det tal helt oppe på 22 procent.

Arbejdet med at automatisere arbejdsgange er med andre ord for alvor slået igennem i danske virksomheder, og alt tyder på, at tendensen fortsætter – med stadig højere fart. Har man som virksomhed endnu ikke eksperimenteret med robotsoftware, skal man se at komme i gang. For at kunne drive en succesfuld virksomhed i fremtiden, er det nemlig vigtigt, at man bliver fortrolig med ”robotsproget” og forbereder organisationen på en ny måde at arbejde på.

Figur 1: Igangsættelse af RPA-initiativer

Robotautomatisering giver store besparelser

Med introduktionen af en ny teknologi følger ofte en forventet effekt, som kan være svær at realisere. Dette er dog ikke tilfældet med den nye robotsoftware. Vores undersøgelse viser, at virksomhederne i gennemsnit har realiseret en ressourcebesparelse på 5,5 procent.

Når man påbegynder automatiseringsprocessen, er anbefalingen, at man tænker stort, men starter småt. Et råd, som man kunne fristes til at tro, at de adspurgte virksomheder følger. Foruden den allerede opnåede ressourcebesparelse, forventer de nemlig en gennemsnitlig besparelse på 11,4 procent i fremtiden.

Figur 2: Realiserede og forventede ressourcebesparelser

Kun halvdelen har en robotstrategi

For at sikre en langsigtet forankring af ens automatiseringsinitiativer, er det vigtigt, at man som virksomhed har en klar strategi og plan for den transformation, organisationen skal igennem. Medarbejderne skal involveres og være åbne overfor projektet, processerne skal strømlines og gøres automatiseringsklar og governance skal være på plads. Ellers møder man højst sandsynligt udfordringer og modstand.

På trods af det har kun 20 procent af de mindre virksomheder i gennemsnit en strategi for deres igangværende automatiserings-initiativer. Ser man udelukkende på top 500, er tallet dog markant højere. Her har hele 64 procent en RPA-strategi.

Blandt de virksomheder, der planlægger at gå i gang med RPA, har få planer om at lave en RPA-strategi – måske fordi de stadig er på et tidligt stadie i processen , eller måske er de ikke opmærksomme på vigtigheden af god forberedelse i forbindelse med robotautomatisering.

Figur 3: Udarbejdelse af RPA-strategi

Frygt ikke manglende gevinster

Næsten halvdelen af de virksomheder, der planlægger at igangsætte robotautomatisering, forventer problemer med gevinstrealisering. Men den bekymring deles ikke af de virksomheder, der allerede er i fuld gang. Færre end hver tiende svarer, at de har haft problemer med at realisere gevinsterne af robotautomatisering i praksis. Det tyder med andre ord på, at frygten for manglende gevinstrealisering er unødvendig.

Figur 4: Problematikker i automatiseringsprocesser

Manglende forberedelse er den største udfordring

Undersøgelsen peger på, at manglende forberedelse er den største udfordring, virksomhederne møder, når de går i gang med at automatisere arbejdsprocesser. Hele 40 procent oplever det som et problem, hvilket understreger førnævnte behov for planlægning og strategiudarbejdelse forud for implementeringsprocessen.

Samtidig ser vi, at 63 procent af de adspurgte virksomheder, der ikke har anvendt en ekstern ressource i arbejdet med automatisering, oplever problemer med manglende forberedelse, mens blot 33 procent af de virksomheder, der har benyttet hjælp udefra, svarer det samme.

Faktisk har de virksomheder, der bruger eksterne ressourcer opnået en 3,5 procent højere gennemsnitlig ressourcebesparelse end de virksomheder, der varetager processen internt – måske på grund af det ekstra fokus på forberedelse.

Undersøgelsen viser desuden, at skalering af robotinitiativer ofte er en udfordring for virksomhederne – men kun få forudser det. Af de virksomheder, der planlægger automatisering, svarer kun 5 procent, at de forventer udfordringer med skalering, mens hele 29 procent af de virksomheder, der er i gang, svarer, at de har oplevet skaleringsproblemer i realiteten.  En tendens, der igen understreger behovet for god forberedelse. Se figur 4.

Større fokus på værdiskabelse

Når man nævner ordet ”robotautomatisering”, antager mange, at det udelukkende handler om at reducere omkostninger. Denne undersøgelse viser imidlertid, at ønsket om at frigive medarbejdernes tid til mere værdiskabende opgaver, vægter tungere og tungere hos virksomhederne, når de argumenterer for at automatisere arbejdsprocesser.

Ser man på svarene fra de virksomheder, der har arbejdet med robotautomatisering i over to år, svarer samtlige, at de gjorde det for at øge produktiviteten. 80 procent af dem ønskede lavere omkostninger, mens kun 20 procent kastede sig ud i robotrejsen med det formål at frigive medarbejdernes tid.

I dag rangerer ønsket om at frigive medarbejdertid langt højere på virksomhedernes ønskeliste. Blandt de virksomheder, der startede robotrejsen inden for det seneste år, svarer hele 63 procent, at de ønskede at frigive tid. ”Lavere omkostninger” og ”øget produktivitet” scorer dog stadig højt med henholdsvis 53 procent og 68 procent.

Figur 5: Bevæggrunde for robotautomatiserings*

Virksomheder automatiserer i stigende grad supportfunktioner

Når robotsoftware overtager opgaver fra en medarbejder, har virksomheden en unik mulighed for at kanalisere vedkommendes tid hen på mere værdiskabende opgaver, der kræver større grad af innovation, kreativitet og menneskelig interaktion. Og når robotsoftwaren samtidig løser de rutineprægede opgaver hurtigere og med langt større præcision, end medarbejderen gjorde, vil virksomheden opleve et kvalitetsløft – både i serviceniveauet og opgaveløsningen.

Derfor ser vi en tendens til, at virksomheder i stigende grad benytter robotautomatisering i supportfunktioner som finans, kundeservice og HR. Hele 61 procent af de adspurgte virksomheder forventer at benytte robotautomatisering i supportfunktioner i fremtiden.

Figur 6: Automatisering af funktioner*

Om undersøgelsen

Tallene illustrerer en spørgeskemaundersøgelse blandt danske virksomheder på tværs af brancher – indsamlet mellem december 2017 og januar 2018. Undersøgelsen fik 90 besvarelser, hvoraf 89% er fra private virksomheder, og 11% er fra offentlige organisationer.

Omsætningsmæssigt fordeler de repræsenterede virksomheder sig således:

<1 milliard kroner        58%
1-5 milliarder kroner    15%
5-10 milliarder kroner  8%
10-20 milliarder kroner 6%
>20 milliarder kroner   13%

Hør mere

Hvis du har spørgsmål eller kommentarer, så ring eller skriv gerne.

Anders Nørgaard Partner +45 29 61 79 72
Niels A. Gabel-Jørgensen Partner +45 53 82 38 00